CALON KARYAWAN, JANGAN HANYA BISA MEMBACA SOP. PAHAMI ALASANNYA.

Ada satu kebiasaan yang perlu dibangun sebelum seseorang masuk ke dunia kerja.

Belajar mengikuti prosedur.

Bukan karena semua SOP pasti sempurna. Bukan karena setiap pekerjaan harus dilakukan secara kaku. Tetapi karena dalam sebuah sistem kerja, ada langkah yang dibuat untuk menjaga sesuatu.

Bisa menjaga kualitas pekerjaan. Bisa menjaga keselamatan. Bisa menjaga data. Bisa juga menjaga agar sebuah persoalan tidak menjadi lebih besar.

Masalahnya, sebagian orang membaca SOP seperti membaca daftar belanja.

Ada langkah yang dianggap penting. Ada yang dianggap tidak perlu. Ada yang dilewati karena merasa sudah tahu cara yang lebih cepat.

Padahal, belum tentu orang tersebut memahami alasan di balik langkah yang dilewati.

Di dunia kerja, merasa tahu belum tentu sama dengan benar-benar memahami.

Kenapa A Harus Dilakukan Sebelum B?

Bayangkan seseorang diminta melakukan pekerjaan dengan urutan A, B, C, lalu D.

Dia melihat bahwa langkah A terasa merepotkan. Menurutnya, pekerjaan bisa langsung dimulai dari B. Lebih cepat. Lebih praktis.

Tetapi apakah hasilnya tetap sama?

Apakah risiko yang muncul juga sama?

Apakah informasi yang seharusnya diperoleh dari langkah A masih tersedia?

Pertanyaan-pertanyaan ini perlu dijawab sebelum seseorang memutuskan bahwa sebuah langkah tidak diperlukan.

Mengubah urutan kerja bukan selalu kesalahan. Dalam kondisi tertentu, justru itulah bentuk perbaikan proses.

Namun, ada perbedaan mendasar antara memperbaiki prosedur dan mengabaikan prosedur.

Perbaikan dilakukan setelah memahami fungsi langkah. Pengabaian sering dilakukan sebelum memahami akibatnya.

Calon karyawan perlu mengenali perbedaan tersebut.

Contoh Sederhana di Bengkel Servis Laptop

Di bengkel, setiap tamu yang datang diminta mencatat nomor HP di buku tamu.

Tidak peduli apakah tamu tersebut akhirnya melakukan servis atau tidak.

Mungkin ada yang datang hanya bertanya harga. Mungkin ada yang membawa laptop untuk diperiksa, lalu memutuskan belum jadi servis. Mungkin juga ada yang datang untuk berkonsultasi.

Lalu muncul pertanyaan:

“Kalau tidak jadi servis, untuk apa nomor HP dicatat?”

Pertanyaan itu terdengar masuk akal jika kunjungan hanya dianggap sebagai transaksi.

Tetapi kunjungan tidak selalu berakhir menjadi transaksi.

Tamu yang hari ini belum jadi servis bisa kembali beberapa hari kemudian. Catatan kunjungan membantu bengkel menelusuri riwayat kedatangan dan menghubungkan informasi yang sebelumnya sudah dicatat.

Ada fungsi lain yang lebih sederhana.

Barang tamu bisa tertinggal.

Charger, tas, flashdisk, atau barang lain yang tidak sengaja tertinggal di bengkel. Jika nomor HP tidak pernah dicatat, bagaimana pihak bengkel menghubungi pemiliknya?

Jadi, pencatatan nomor HP bukan hanya urusan penjualan atau transaksi.

Ada fungsi dokumentasi. Ada fungsi penelusuran. Ada tanggung jawab terhadap orang yang datang.

Langkah kecil yang terlihat tidak penting bisa menjadi informasi yang sangat dibutuhkan ketika terjadi sesuatu.

SOP Bukan Sekadar Aturan dari Atasan

SOP seharusnya tidak dipahami sebagai kumpulan perintah yang harus dilakukan karena atasan menyuruh.

SOP adalah cara sebuah organisasi menjaga konsistensi kerja.

Ketika seseorang melakukan pekerjaan, hasilnya tidak hanya berdampak pada dirinya sendiri. Hasil tersebut bisa memengaruhi rekan kerja, pelanggan, catatan administrasi, dan proses berikutnya.

Karena itu, pekerjaan tidak cukup dinilai dari apakah tugas selesai.

Perlu dilihat juga apakah tugas dilakukan dengan cara yang benar, apakah informasi yang diperlukan tercatat, dan apakah hasilnya dapat dipertanggungjawabkan.

Di bengkel servis laptop, misalnya, keluhan pelanggan bukan otomatis diagnosis. Laptop yang terasa panas bukan otomatis berarti thermal paste harus diganti. Gejala perlu diperiksa, bukan langsung dijadikan kesimpulan.

Begitu juga dengan SOP administrasi.

Tamu yang tidak jadi servis bukan berarti kunjungannya tidak perlu dicatat. Pekerjaan yang terlihat sederhana tetap memiliki alasan dan fungsi dalam sistem.

Kalau Menemukan Cara yang Lebih Cepat, Apa yang Harus Dilakukan?

Jangan langsung mengubah prosedur.

Pertama, pahami tujuan langkah yang sedang dilakukan.

Kedua, cari tahu risiko jika langkah tersebut dilewati.

Ketiga, jika ada cara yang lebih efisien, sampaikan sebagai usulan perbaikan.

Keempat, lakukan perubahan setelah mendapat persetujuan sesuai aturan kerja.

Sebab, cara yang terlihat lebih cepat bagi satu orang belum tentu lebih baik bagi keseluruhan sistem.

Mungkin pekerjaan selesai lebih cepat, tetapi data menjadi tidak lengkap. Mungkin satu langkah berhasil dilewati, tetapi pekerjaan orang berikutnya menjadi lebih sulit. Mungkin hari ini tidak terjadi masalah, tetapi ketika ada kasus tertentu, organisasi kehilangan informasi yang dibutuhkan.

Efisiensi bukan sekadar mengurangi langkah.

Efisiensi adalah mencapai hasil yang tepat dengan penggunaan sumber daya yang lebih baik, tanpa menghilangkan fungsi penting dari proses.

Yang Dicari dari Calon Karyawan

Calon karyawan tidak harus datang dengan pengetahuan yang sudah sempurna.

Pengetahuan teknis bisa dipelajari. Keterampilan bisa dilatih. Kecepatan kerja bisa meningkat seiring pengalaman.

Tetapi ada kebiasaan berpikir yang perlu dibangun sejak awal.

Mau memahami alasan sebelum mengubah cara kerja.

Mau bertanya ketika tidak memahami sebuah prosedur.

Mau mencatat informasi yang memang dibutuhkan.

Mau mengevaluasi hasil, bukan hanya merasa pekerjaan sudah selesai.

Dan mampu membedakan antara prosedur yang tidak dipahami dengan prosedur yang memang perlu diperbaiki.

Karyawan yang baik bukan sekadar orang yang bisa menyelesaikan tugas.

Karyawan yang baik juga memahami bahwa pekerjaannya berada di dalam sebuah sistem. Ada proses sebelum pekerjaannya, ada proses sesudahnya, dan ada orang lain yang bergantung pada ketepatan langkah yang dilakukan.

Jangan hanya bertanya, “Apa yang harus saya kerjakan?”

Belajarlah bertanya, “Mengapa pekerjaan ini harus dilakukan dengan cara tersebut?”

Sebab ketika seseorang memahami alasan di balik prosedur, dia tidak lagi sekadar mengikuti urutan.

Dia mulai memahami sistem.

Dan dari situlah profesionalisme dibangun.